きちんと伝わる！伝言メモの取り方
こんにちは。naoです。
『年が明けたなあ』なんて思っている間に
もうすぐ２月ですね。
皆さんは今年の抱負、決めましたか？
新しい年になると
今まで苦手だったことや、
なにか新しいことに
チャレンジしようと思いますよね。
そこで
電話が苦手だったり・怖い方の
「今年こそは電話対応を克服したい」
という抱負を応援できたらイイナ
なんて思い立ちました。
電話嫌いさん泣かせの
さまざまな電話対応について
克服方法やコツをご紹介してみたいと思います！
■不在の担当者に電話がきた…orz
休暇や外出など不在時に限って
電話はかかってくるものです。
取り次ごうとした担当者が不在だったら
貴方はどうしますか？
『ちょっとメンドクサイな』と
さっそくユウツになっちゃいますよね。
「それでは伝言をお願いします」
と言われて
ドキッと身構えてしまったことがある方も
いるんじゃないでしょうか。
理解できる内容ならまだいいですよね。
問題はそうじゃなかった時。。。苦笑
話を理解しようとただでさえ必死なのに
不在の担当者が帰社した時のために
伝言メモを残しておかなくてはなりません。
電話におけるメモのコツは
ずばり「下書き」です。
電話対応における伝言メモは
下書きをしてから清書したほうが
結果的に早いことが多いです。
急がば回れですね。
■伝言メモのコツ１：メモ帳を工夫する
メモ帳の大きさは好みがあると思いますが
書きやすい大きさは模索してみてください。
清書の時は
かわいいメモ帳や付箋、
ネットにある無料テンプレートで書くと
モチベーションが上がったりします。
伝言メモ用にデザインされたメモ帳も
たくさんありますので
皆さんにおかれましては
「運命のメモ帳」
との素敵な出会いがありますように。。。
ちなみに
下書き用のメモ帳と清書用のメモ帳は
すぐ区別できるデザインにしましょう。
下書き用は白の無地で
清書用はカラー・柄物とか。
混乱すると
かえって使いづらくなってしまいます。
あと、デスクが散らかってる人に
伝言メモを残す時は
メモが「その他大勢」に紛れてしまうため
デスクの「余白」に応じて
目立たせる工夫をしましょう。（笑）
■伝言メモのコツ２：短く書く
漢字は画数が多いので
なるべくひらがなで書いたり頭文字だけとか書くとか、
略語を活用して短く書きます。
ただし
画数の少ない漢字はむしろ便利なので
たくさん活用しましょう！
例）
before「鈴木さんから青山さんへ」
after 「す⇒あ」
時間にして５秒以上は
違うんじゃないでしょうか。
この省けた時間によって
「相手の話に耳を傾ける心の余裕」
という最高のおまけがもれなく付いてきます。＾＾
なお、清書の時も
相手に通じる範囲内なら略称のままでもアリです。
ただし人の名前などは略さず書いたほうが無難。
また、対応記録として
対応時刻・自分の名前を書くことも忘れずに。
短く書くときは
・ただの伝達なのか（情報共有が目的）
・なにか対応が必要なのか（誰かが何かをやる必要があるか）
をあわせて意識しましょう。
■伝言メモのコツ３：マイルールを確立する
一般的に使われる略語（直帰ならNR*とか）だけでなく、
伝言を受けるときによくある内容を
マイルールで簡略化してしまうと
もっと書く手間が省けます。
例）
before
電話があったことだけお伝えください（折り返し*不要）
after
オリテル不
*NR…no returnの略
*折り返し…かかってきた電話に対して後でこちらからかけ直すこと
■伝言メモのコツ（まとめ）
・コツ１：メモ帳を工夫する
・コツ２：短く書く
・コツ３：マイルールを確立する
■伝言メモのコツ（おまけ）
実はこれがおろそかになると
用件によっては大惨事になります。汗
それが
「その用件は急ぎなのかどうか」
ということです。
せっかく効率よく正確な伝言メモを
作れたとしても
それをどの程度の緊急度で伝えるかが
とっても大切です。
メモを見た人も
「あとでもいいかな」
なんて後回しにしてしまう恐れがあるため
「お急ぎのご用件でしょうか」
「いつまでにご対応するよう申し伝えましょうか」
と確認の上
伝言メモには
【至急！】【急ぎ】【期日指定あり】
と大きく書いたり
赤字で書いて緊急性を演出しましょう。
■伝言メモのゴール
1.正確に用件を聞く（最重要）
2.メモの取り方を工夫し、1に少しでも集中する
3.清書を簡潔に書く
4.必要に応じて緊急度を明記する
これらができるようになると
自分自身がスムースに仕事ができるようになるだけでなく
ほかの人にとっても仕事がしやすくなります。
みんなでハッピーになりましょう～☆
【次回】 留守電の入れ方
