留守電の入れ方
こんにちは。naoです。
■前回のお話
前回は電話嫌いさんのトップ５には
入りそうな
伝言メモの取り方について
ご紹介しました。
電話はつながってこそのツールですが
つながらなかった時のコミュニケーション
も大切です。
今回はこちらから電話をかけて
相手が不在だったときのお話をしたいと
思います。
■留守電という機能
ご存じのとおり
リアルタイムで通話できない相手に
声でメッセージを残しておける機能です。
取り急ぎ用件を伝えるには便利ですが
最近はラインやメール、SNSなど
コミュニケーションツールが
豊富なこともあり
あまり活用されなくなっているように
感じます。
私自身、あんまり使わなくなりましたし
留守電が入ってたら
再生するの正直メンドクサイなって
思っちゃいます。苦笑
とはいえ
留守電の入れ方を知っていると
やっぱり便利ですし、
ビジネスシーンなら
応対してくれてる人に
伝言メモを残してもらいやすくなります。
損はないのでご参考までにどうぞ～。
■留守電の入れ方 コツ１
電話をかける相手によって
態度を大きく変えないことです。
メールの誤送信と同じように
電話もかけ間違えてしまうことって
ありますよね。
メールなら送信前に気がつけば防げますが、
電話はかけた時点で気づかないと
そのまま留守電まで残してしまった時
リスクが大きいので気をつけましょう。
■留守電の入れ方 コツ２
伝える順にご紹介していきます。
[1] 自分の会社名・氏名
まずは名乗ることを忘れずに。
[2] 相手の社名・氏名
相手との関係性次第ですが
ビジネスシーンなら伝えたほうが無難です。
[3] 案件名+緊急度
慌ててる時ほどすっ飛ばしてしまうので忘れずに。
似たような案件名が複数同時進行中の場合は
どちらなのかハッキリわかる言い方で。
[4] 現状
最終的に次の[5]を伝えたいので
そのために必要な状況を話します。
[5] 用件・期日
相手に伝えたいこと、お願いしたいことを簡潔に話します。
期日があるならあわせて。
急ぎの時ほど変に気を遣わずに
時間帯の目安までしっかり伝えましょう。
■留守電の入れ方 コツ３
数字は聞き間違いが起きやすく、細心の注意が必要です。
・数字３兄弟 <１・７・８>
「ち」で終わる数字は
最初の１文字を聞き逃すと致命的です。
とくに７は可能な限り「なな」と言い換えましょう。
・日にち
曜日もあわせて言うと誤解が防げます。
また、４（よん）と８（はち）は
日付だと４日（よっか）・８日（ようか）となり
紛らわしいので気をつけて！
・時刻は「午前/午後●時」の形で
とくに「午後１時～７時」は
「１３時～１９時」と言ってしまうと
聞き間違いにより２時間ロスが出ます。
たとえば「１３時」と言ったつもりが
相手には「３時（１５時）」と
受け止められかねないということですね。
■留守電の入れ方 （おまけ）
言う内容がわかっていても
肝心の口が動かなかったら何にもなりませんので
日ごろの練習次第です。
留守電で悩ましいのは
メッセージの録音時間がものすごく短いということ。
２０～３０秒でいきなり用件を話せと言われても
なかなか難しいと思います。
かつて私がいたコールセンターでは
毎日次から次へと面識のない人とお話して
すみやかに相手のリクエストに応えることが求められます。
当時は仕事前に顔全体やお口の筋トレをして
いつでも適切なフレーズが
スラっと言えるようにしていました。
■留守電のコツ（まとめ）
・相手によって態度を変えない
・適切な順序で簡潔に
・数字の言い方に気をつける
・日ごろから練習する
いかがでしたか。
留守電の入れ方がわかると
普段から相手に伝わりやすい話し方が
自然とできるようになります。
せっかくコミュニケーションするなら
誤解は少ないほうがいいですよね。
皆さんの人間関係が公私ともに良好でありますように。。
【次回 嫌いが好きに変わるとき 苦手意識の克服方法】
