コールセンターブログ 電話にまつわるエトセトラ

元SVのお姉さん(自称)が電話のあれこれ教えちゃいます

コールセンター直伝!ストレス解消法vol.2 つらい時はつらいと言おう

こんにちは。naoです。

 

突然ですが
昨年お話したストレスの解消法について
好評をいただいたので続編を考えてみました。 

around4070.hatenablog.com

 コールセンターで活躍してる人が
いまも小さからぬストレスを毎日感じているのかと思うと
いろいろ思い出すこともあり。。


■本当に嫌なら辞めればいい

 なんかね。もうありきたりなんですけど。
これに尽きるんですよね。

 

小さい子が知らない人に声をかけられた時の

「いかのおすし」っていう防犯標語がありますが

大人のストレスでも同じことが言えると思います。

 

・ストレスが多い方には行かない。

・(おもに精神的に)ヤバいと思ったらその場で宣言する。

・ストレスの元凶から離れる。

・周囲に知らせる。

 

ただ、スーパーバイザーが
少しでも信頼できる人なら

辞めたい気持ちでいっぱいになる前に
今の気持ちを話してみてほしいなと思います。


■つらい時に本当につらいこと

スーパーバイザーも
かつてはオペレーターでした。
現場のストレスや苦労は誰よりも知っています。

 

 つらい時、本当につらいのは
置かれている状況自体よりも
誰にも「つらい」と言えないことではないでしょうか。

 

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素直につらいと言おう

 

つらいと感じる気持ちに性別や年齢は関係ありません。
まずはスーパーバイザーに言ってください。

 

男性が女性SVに「つらい」って言っていいんです。
年上が年下SVに「つらい」って言っていいんです。

 

また、病んでいくのはオペレーターに限った話ではなく
スーパーバイザーも同じです。

 

心に余裕がなくなっていると
オペレーターのSOSに気づけないことも
あるかもしれません。

 

とはいえ
スーパーバイザーはあなたの身近な味方であること

忘れないでください。

 

ちなみに
スーパーバイザーにとってつらいのは
何も言われずに
ある日突然「辞めます」って
オペレーターに切り出されることです。。。

 

コールセンターのSVは

基本的には面倒見のよい人が多いです。

 

まったく初めての人が

たくさんあるお仕事の中からコールセンターを選んでくれて

ゼロからいろんなことを身に着けてくれて

そりゃうれしいわけです。^^

 

だからこそ

オペレーターがつらい気持ちをずっと抱えてたなんて気づいたら

今度はSVが追い込まれます。悪循環です。

 

オペレーターの皆さん、

SVのためにもあなたの心の声を聞かせてください。

 

■誰かのために頑張る

自分のために頑張れない時は
誰かのために頑張ってみる
…という方法もあります。

 

ストレスを感じやすい人は
責任感の強い人が多いので
「誰のためなら頑張れるか」

を問いかけると
前向きな気持ちになれたりします。

 

もちろん頑張りすぎは禁物ですけどね。

 

■ストレスは決してネガティブな感情ではない

「つらい時は伸びてる時」って言葉があります。
どこかで見かけた受け売りですが。

 

仕事でストレスを感じるのって
ちゃんとやろうとか
できるようになりたい
って思いの表れだと思うんです。

 

だからストレスを感じてる自分って
決してネガティブなんかじゃなくて
前に進もうとしている

超前向きな自分なのではないでしょうか。

 

その気持ちを大事にして
一体自分が何と真剣に向き合おうとしているのか
考えてみるよい機会だと思います。

仕事で感じる緊張について 見えないドキドキ 見えるドキドキ

こんにちは。naoです。

前回は苦手意識は克服しなくていい
というお話をしました。

 around4070.hatenablog.com

ひきつづき

仕事の中でも電話にまつわるドキドキについて
考えてみたいと思います。

 

■見えるドキドキ 見えないドキドキ

仕事における緊張はさまざまですが

どうしても避けられないのが

社内外を問わず

「人とのコミュニケーション」ですよね。

 

一人でできる仕事がしたい…

なんて思ってる人は少なくないと思います。

 

とりわけ仕事で電話を使う時、

あなたはドキドキしちゃう方ですか。

 

顔が見えない相手と話すのは不安ですか。

 

でもこの不安な気持ちって
「顔が見えないから」なんでしょうか。

 

私は相手が目の前にいる方がドキドキしちゃうし

見えちゃう方が不安ですけどね…。

 

■見えないからこそ見えるもの

今は昔、コールセンターにいた頃

なにがうれしいって

クレームの時ほど相手の顔を見ないでいい

ってことでした。(笑)

 

どんなに大きな声で怒鳴られても

どんなヒドイ言葉を投げつけられても

どんなに理不尽な感情をぶつけられても

「相手が目の前にいない」ということが

どんなに幸せか。(笑)(笑)(笑)

 

ただ、私の中で「人間らしさ」というものが

よくわからなくなりました。苦笑

 

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人間らしさってなんでしょう

電話にしろ、メールにしろ

伝える側としては

顔が見えないほうが都合がいいんだと思います。

 

相手の顔を見た途端に

言いたいことが言えないってこと

ありませんか。

 

ちなみに最近じゃ

好きな人にLINE(ライン)で

告白する人もいると聞きます。

それはこういう心理なんじゃないかと思います。

 

という訳で

電話は顔が見えないからこそ

相手は本当の気持ちを見せてくれるのデス。

 

■目は開けておきましょう

初めてのこととか、 苦手なことって

わからないから緊張するんじゃなくて

緊張するからわからなくなるだと思うんです。

 

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緊張するとスイカ割になる

 

 そういえば私、

車の免許をとるとき

怖くて目をつぶってしまったことがあって

教官に「頼むから目は開けておいてくれ」

と懇願されたのを思い出しました。(笑)

 

当たり前ですが

目を閉じてしまっていては見えるものも見えません。。。

 

苦手意識と同じように

緊張している自分を受け入れて

きちんと目を開けていれば

電話に限らず職場のさまざまなシーンで

いろんなことが自ずと見えてくると思いますよ。

嫌いが好きに変わるとき 苦手意識の克服方法

こんにちは。naoです。

 

毎日寒い日が続きますが
街はバレンタイン一色ですね。

 

あいにく贈る相手はいませんが(笑)
いろんなチョコレートを見ているだけで
なんだか楽しくなってきちゃいます。

 

皆さんのハートはポカポカしてますか?

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寒いときほどハートは熱く

 

■私も電話が苦手でした

さて、コールセンターで
スーパーバイザーをしていた私が、
電話嫌いさん応援隊長として
今回取り上げるのは
「苦手意識の克服方法」についてです。

 

一見するとエラそうなテーマですが
これには深~い訳があります。

 

ほかでもない私自身が電話が苦手
…というより
働くのが苦手なのです。(笑)

 

電話のプロとして
スーパーバイザーまでしていてアレですが。。苦笑

 

当時、ただの文系私大を出ただけの私が
将来なにがやりたいかなんて
たいそうなビジョンのビの字もなく。。。

 

卒業後、採用してもらった会社で
カスタマーサポートに配属されたのを機に
「やるしかないっ!」と腹をくくって
ひたすらやってきただけなんです。


■苦手意識は克服しなくていい

世の中にはいろんな克服方法があり
ネットで検索すればいくらでも出てきますが、
それは自分にとって役に立ったり
そうでもなかったりします。

 

そんな中で
私がまず大切にしているのは
苦手な気持ちでいる自分を
自分自身が認めることだと思っています。

つまり
苦手意識は克服しなくていいということです。

 

苦手なことに取り組むのがつらいのは
嫌だと思う気持ちを
自分で否定してしまっているからでは
ないでしょうか。

 

自分の気持ちって誰のものでもなくて
ほかでもない自分自身のものじゃないですか。

 

だから、苦手であることを
他人に理解してもらえなくてもいいし、
自分自身が受け入れられれば
それでいいと思うんです。

 

なので、電話に限らず
「自分はコレ、嫌だなぁ」って
好きなだけ思ってください。(笑)

 

そうすることで初めて
苦手なことと自然に向き合える気がします。

 

前置きが長くなりましたが
皆さんにとって
電話における
(寿命を縮める方の)ドキドキが、
トキメキ(寿命を延ばす方のドキドキ)

に変わるような

きっかけになればと思います。


■電話が鳴る瞬間のドキドキ

仕事だと平気なのに

プライベート携帯だと
私はいまでもドキッとします。
友達少ないから。(爆笑)
たいてい実家のオカンからなんですけど。

 

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電話が鳴るとドキドキ

 

コールセンターにいた時
たまに入電が落ち着く瞬間があって
その静寂が破られる瞬間(また電話が鳴る時)
直前で「あ、来るな」って

わかるようになりました。(笑)


コールセンターでもない限り
ビジネスシーンで電話がくるケースって
そこそこ決まってると思うんです。

 

こちらが苦手なように
おそらく相手も電話が少なからず
苦手なんじゃないでしょうか。

 

メールやラインで済むなら
わざわざ電話なんかかけませんよね。

 

年配の方はまだ電話かける人も多いかもなので
それは例外として、
電話によって用件を予測できるのは
推理ゲームみたいでけっこう楽しいもんです。

 

しかも中堅以上になると
自分の担当案件でなくても
周囲の状況がなんとなく見えてきたりします。

 

誰から電話がかかってきたかで
案件ごとの進捗状況や
どんな会社の人と関わっているのか。
また、携わっている社内のメンバーの状況が
そこそこわかるので
大変仕事がしやすいです。

 

炎上してそうならヘルプに入ったり
先方に怒られて落ちこんでるなら励ましたり。
そんな感じです。

 

たいしたことじゃないですけど
自分宛の電話ではないほど
会社に対して自分が何ができるか
そのヒントが見つかります。

 

ただ、自分宛の電話が会社の固定電話にくると
ちょっと緊張します。緊急事態かなとか。

 

ま、緊急じゃないにしても

メールじゃ言いにくいこととか
気持ちが伝わりにくいことも
あったりしますので、
その時は電話もらえるとうれしいですよね。

ちょっと照れ臭いけれど
電話越しに声聞けるって
なんだかんだで嬉しい時があると思うんです。 

 

 
■本日のまとめ

・自分宛:緊急事態かラブコール
・他メンバー宛:リアルタイムの社内報


電話はハムレットがごとく

鳴るか鳴らないのか、それが問題です。

 

出るという選択肢も

出ないという選択肢も

どちらも人を悩ませますね。

 

電話が嫌いでも

電話が好きでも

電話に対してなんらかの気持ちがあるなら

それは自分にとって向き合うべき

「運命のテーマ」なのかもしれません。

 

【次回 仕事で感じる緊張について 見えないドキドキ 見えるドキドキ】 

around4070.hatenablog.com

 

留守電の入れ方

こんにちは。naoです。


■前回のお話

前回は電話嫌いさんのトップ5には

入りそうな
伝言メモの取り方について

ご紹介しました。

 

電話はつながってこそのツールですが
つながらなかった時のコミュニケーション

も大切です。

今回はこちらから電話をかけて
相手が不在だったときのお話をしたいと

思います。


■留守電という機能

ご存じのとおり
リアルタイムで通話できない相手に
声でメッセージを残しておける機能です。

 

 

取り急ぎ用件を伝えるには便利ですが
最近はラインやメール、SNSなど
コミュニケーションツールが
豊富なこともあり
あまり活用されなくなっているように
感じます。

 

 

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留守電は声のお手紙です

 

私自身、あんまり使わなくなりましたし
留守電が入ってたら
再生するの正直メンドクサイなって
思っちゃいます。苦笑

 

とはいえ
留守電の入れ方を知っていると

やっぱり便利ですし、
ビジネスシーンなら
応対してくれてる人に
伝言メモを残してもらいやすくなります。

損はないのでご参考までにどうぞ~。


■留守電の入れ方 コツ1

電話をかける相手によって
態度を大きく変えないことです。

メールの誤送信と同じように
電話もかけ間違えてしまうことって

ありますよね。

メールなら送信前に気がつけば防げますが、
電話はかけた時点で気づかないと
そのまま留守電まで残してしまった時
リスクが大きいので気をつけましょう。


■留守電の入れ方 コツ2

伝える順にご紹介していきます。

[1] 自分の会社名・氏名
   まずは名乗ることを忘れずに。 

[2] 相手の社名・氏名
   相手との関係性次第ですが
   ビジネスシーンなら伝えたほうが無難です。

[3] 案件名+緊急度
   慌ててる時ほどすっ飛ばしてしまうので忘れずに。
   似たような案件名が複数同時進行中の場合は
   どちらなのかハッキリわかる言い方で。

[4] 現状
   最終的に次の[5]を伝えたいので
   そのために必要な状況を話します。

[5] 用件・期日
     相手に伝えたいこと、お願いしたいことを簡潔に話します。
  期日があるならあわせて。
  急ぎの時ほど変に気を遣わずに
  時間帯の目安までしっかり伝えましょう。


■留守電の入れ方 コツ3

数字は聞き間違いが起きやすく、細心の注意が必要です。

・数字3兄弟 <1・7・8>
 「ち」で終わる数字は
 最初の1文字を聞き逃すと致命的です。
 とくに7は可能な限り「なな」と言い換えましょう。

 

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数字3兄弟に注意

 

・日にち
 曜日もあわせて言うと誤解が防げます。  
 また、4(よん)と8(はち)は
 日付だと4日(よっか)・8日(ようか)となり
 紛らわしいので気をつけて!

 

・時刻は「午前/午後●時」の形で
 とくに「午後1時~7時」は
 「13時~19時」と言ってしまうと
 聞き間違いにより2時間ロスが出ます。

 

    たとえば「13時」と言ったつもりが

 相手には「3時(15時)」と

 受け止められかねないということですね。

  
■留守電の入れ方 (おまけ)

言う内容がわかっていても
肝心の口が動かなかったら何にもなりませんので

日ごろの練習次第です。

 

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お口の筋トレで電話対応をスマートに

 

留守電で悩ましいのは
メッセージの録音時間がものすごく短いということ。
20~30秒でいきなり用件を話せと言われても
なかなか難しいと思います。

 

かつて私がいたコールセンターでは
毎日次から次へと面識のない人とお話して
すみやかに相手のリクエストに応えることが求められます。

 

当時は仕事前に顔全体やお口の筋トレをして
いつでも適切なフレーズが
スラっと言えるようにしていました。


■留守電のコツ(まとめ)

・相手によって態度を変えない
・適切な順序で簡潔に
・数字の言い方に気をつける
・日ごろから練習する


いかがでしたか。

留守電の入れ方がわかると
普段から相手に伝わりやすい話し方が
自然とできるようになります。

せっかくコミュニケーションするなら
誤解は少ないほうがいいですよね。

皆さんの人間関係が公私ともに良好でありますように。。

 

【次回 嫌いが好きに変わるとき 苦手意識の克服方法】

 

around4070.hatenablog.com

 

きちんと伝わる!伝言メモの取り方

こんにちは。naoです。

 

『年が明けたなあ』なんて思っている間に
もうすぐ2月ですね。

 

皆さんは今年の抱負、決めましたか?

 

新しい年になると
今まで苦手だったことや、
なにか新しいことに
チャレンジしようと思いますよね。

 

そこで

電話が苦手だったり・怖い方の

「今年こそは電話対応を克服したい」

という抱負を応援できたらイイナ

なんて思い立ちました。

 

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電話嫌いさんを応援します!

 

電話嫌いさん泣かせの

さまざまな電話対応について

克服方法やコツご紹介してみたいと思います!


■不在の担当者に電話がきた…orz

休暇や外出など不在時に限って
電話はかかってくるものです。

 

取り次ごうとした担当者が不在だったら
貴方はどうしますか?
『ちょっとメンドクサイな』と
さっそくユウツになっちゃいますよね。


「それでは伝言をお願いします」
と言われて
ドキッと身構えてしまったことがある方も
いるんじゃないでしょうか。

 

理解できる内容ならまだいいですよね。
問題はそうじゃなかった時。。。苦笑

 

話を理解しようとただでさえ必死なのに
不在の担当者が帰社した時のために
伝言メモを残しておかなくてはなりません。

 

電話におけるメモのコツは
ずばり「下書き」です。

 

電話対応における伝言メモは

下書きをしてから清書したほうが

結果的に早いことが多いです。

急がば回れですね。


■伝言メモのコツ1:メモ帳を工夫する

メモ帳の大きさは好みがあると思いますが
書きやすい大きさは模索してみてください。

 

清書の時は
かわいいメモ帳付箋
ネットにある無料テンプレートで書くと
モチベーションが上がったりします。

 

伝言メモ用にデザインされたメモ帳も
たくさんありますので
皆さんにおかれましては
「運命のメモ帳」
との素敵な出会いがありますように。。。

 

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あなたにピッタリの伝言メモはどれ?

 

ちなみに
下書き用のメモ帳と清書用のメモ帳は
すぐ区別できるデザインにしましょう。
下書き用は白の無地で
清書用はカラー・柄物とか。

混乱すると
かえって使いづらくなってしまいます。

 

 

あと、デスクが散らかってる人に

伝言メモを残す時は

メモが「その他大勢」に紛れてしまうため

デスクの「余白」に応じて

目立たせる工夫をしましょう。(笑)


■伝言メモのコツ2:短く書く

漢字は画数が多いので

なるべくひらがなで書いたり頭文字だけとか書くとか、
略語を活用して短く書きます。

 

ただし
画数の少ない漢字はむしろ便利なので
たくさん活用しましょう!

例)
before「鈴木さんから青山さんへ」
after 「す⇒あ」 

時間にして5秒以上は

違うんじゃないでしょうか。

 

この省けた時間によって
「相手の話に耳を傾ける心の余裕」
という最高のおまけがもれなく付いてきます。^^

 

なお、清書の時も

相手に通じる範囲内なら略称のままでもアリです。

ただし人の名前などは略さず書いたほうが無難。

また、対応記録として

対応時刻・自分の名前を書くことも忘れずに。

 

短く書くときは

・ただの伝達なのか(情報共有が目的)

・なにか対応が必要なのか(誰かが何かをやる必要があるか)

をあわせて意識しましょう。


■伝言メモのコツ3:マイルールを確立する

一般的に使われる略語(直帰ならNR*とか)だけでなく、
伝言を受けるときによくある内容を
マイルールで簡略化してしまうと
もっと書く手間が省けます。

例)
before
電話があったことだけお伝えください(折り返し*不要)

after
オリテル不

*NR…no returnの略
*折り返し…かかってきた電話に対して後でこちらからかけ直すこと


■伝言メモのコツ(まとめ)

・コツ1:メモ帳を工夫する
・コツ2:短く書く
・コツ3:マイルールを確立する

■伝言メモのコツ(おまけ)

実はこれがおろそかになると

用件によっては大惨事になります。汗

 

それが

「その用件は急ぎなのかどうか」

ということです。

 

せっかく効率よく正確な伝言メモを

作れたとしても

それをどの程度の緊急度で伝えるかが

とっても大切です。

 

メモを見た人も

「あとでもいいかな」

なんて後回しにしてしまう恐れがあるため

「お急ぎのご用件でしょうか」

「いつまでにご対応するよう申し伝えましょうか」

と確認の上

伝言メモには

【至急!】【急ぎ】【期日指定あり】

と大きく書いたり

赤字で書いて緊急性を演出しましょう。

 

■伝言メモのゴール

1.正確に用件を聞く(最重要)

2.メモの取り方を工夫し、1に少しでも集中する

3.清書を簡潔に書く

4.必要に応じて緊急度を明記する

 

これらができるようになると

自分自身がスムースに仕事ができるようになるだけでなく

ほかの人にとっても仕事がしやすくなります。

 

 みんなでハッピーになりましょう~☆

 

【次回】 留守電の入れ方

 

around4070.hatenablog.com

 

 

クレーマーの対処法 感情的な人編

毎日寒いですね。naoです。


インフルエンザが大流行していますが
皆さんは大丈夫ですか。

 

体調がすぐれないと
精神的にも辛いですよね。

 

実際に、冬は日差しが弱く
精神的にも弱りやすい季節です。
「季節性うつ」とか
「冬季うつ」という言葉を
聞いたことがある方もいると思います。

 

心の風邪を引いてしまわないように
今回はクレーマーの対処法 第3弾として
「感情的な人」について
考えてみたいと思います。

 

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心の風邪にもご注意を



■1.同じ土俵に立たない

ご存じの方も多いでしょうが
コールセンターのオペレーターは
女性が多いです。

女性は生物的に
共感性が比較的高いといわれますが、
それだけにコールセンターでは
悩ましい問題があります。

 

感情的なお客様からのお電話で
疲れてしまうことです。

 

とくにネガティブな感情は
伝染しやすく
いっきに感染が拡大します。 

 

これを食い止めるには

日頃から自分で予防することで
相手と同じ精神状態にならない
(=同じ土俵に立たない)こと

です。

 

 たかが気持ちの持ちよう
…と思うかもしれませんが、
日頃から予防していないと
その状況にさらされた時
すぐ感染します。

 

つねにそういう状況になってもいいように
腹をくくっておくと
「この人はそういう精神状態なんだな」
と飲み込まれないで済みます。

 

■2.解決しようとしない

コールセンターのお仕事って
半分はお悩み相談室

みたいなところがあります。

 

とくに用件がなくても
ただ話を聞いて欲しくてお電話される方も
けっこう多いんです…。

 

冷静ではいられるものの
感情的な人にストレスを感じる場合は
「自分がどうしたらいいかわからない」
からだと思います。

 

なので
解決しようと思わず
話を聞くだけでいいこともあります。

 

ただし、コールセンターには
次から次へと電話がかかってきます。
ご用件のあるお客様が
最優先なのは言うまでもありません。

 

入電状況によっては
話を遮って
こんな風に終話に持ち込みます

 

 

「お客様、
お話の途中で誠に恐れ入りますが
サービスに関して
私がご案内できることは
ございますでしょうか。

 

ただいまお電話が
大変混み合っております。
お待ちのお客様が
たくさんいらっしゃいますので
またの機会に
お電話いただけますでしょうか」

 

「こちらの業務に関係ない用件は電話を寄こすな」
と暗に伝えた上で
大人が断る時の定番フレーズを使います。

 

大人はネガティブなことを
あからさまには言えないものです。
「できない」「したくない」は
「また今度」で乗り切りましょう。

 

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断わる時は笑顔で明るくさわやかに

 

そのうちその方からは
電話が来なくなります。

こういうタイプの電話は
同じ人から
何回も何回もかかってくるので。 

特定のオペレーターが気に入られてしまうと

しばらく指名で電話が来ることになります。

 

■3.時間が過ぎるの待つ

 

2とかぶりますが
話しているうちに

相手がいつの間にか我に返るので
時の流れに身を任せましょう。

 

どうしようもない問題は
いつだって時間が解決してくれます。

 

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とりあえず時の流れに身を任せましょう

 

■(まとめ)感情的な人への対処法

1.日頃から感染予防する

2.解決しようとしない

3.時の流れに身を任せる

 

 

怒鳴る人・暴言を吐く人・感情的な人

とパターン別に対処法をお話してみましたが

クレームの中でも
地味に辛いのが感情的な人の対応で
スーパーバイザー時代は
本当に頭が痛かったです。

 

恐怖とかパニックは
対応が終わってしまえば
自然消滅しますが、
感情の伝染はジワジワ浸透しちゃうので
オペレーターのアフターケアが
大変なのです。

 

私も一応女ですが
ご機嫌ナナメな彼女をなだめる彼氏の気持ちを
ものすごく理解できる気がしてならないのは
何故でしょう??(笑)

 

 

around4070.hatenablog.com

 

クレーマーの対処法 暴言を吐く人編

こんにちは。naoです。

 

次回に続いて
クレーマーの対処法をご紹介します。

 

今回のクレーマーさんは
暴言を吐く人」について。

 

■受け止めるのは言葉ではなく背景

暴言にもいろいろありますね。
代表的なのが
「●ね」「こ●すぞ」でしょうか。

 

ほぼ毎日言われていましたが
幸いこ●されたことはありません。

 

脅し文句な訳ですから
当然言われたら怖いですが、
受け止めるべきは
この言葉やその他の荒々しい表現ではなく
この言葉が飛び出てくるほどの
キモチの背景です。

 

なので、怒鳴る人への対処法と同じで
聞くべきことはなにかを見失わないことが
大事です。

 

■動揺しない決意を強くもつ

 

「あぁ、どうしよう」
とオロオロすると

精神的によけい動揺しちゃいます。


電話だと顔が見えない分

相手のちょっとした言葉が

こちらを

「あれ、怒ってる?」という気にさせます。

 

気になりだすとキリがないので

動揺しない強い意思をもってると

クレーム対応になっても

すぐ臨戦態勢に切り替えできます。

 

いっかいスランプに入ると
「えっと」とか「あの」を乱発した挙句
こちらの不手際があったかどうかもわからないまま
とりあえず謝る」ことになるので。

 

謝ればいいという態度は
よけいにお客様を怒らせますので
悪循環です。

 

■暴言への対処法 まとめ

・ポイント1:こ●されないから大丈夫
・ポイント2:うろたえずに相手の話を聞く
・ポイント3:こちらに不備があるかを見極める
・ポイント4:こちらに不備があれば謝罪する。

 

ただし、ポイント3で難しいのが
お客様が勘違いしている場合のクレームです。

 

「勝手に勘違いする方が悪いんじゃないか」
と思いたくなりますが、
勘違いさせる要素がなければ起こりえないので
その改善余地はある訳で
「不備がある」と判断します。

 

これはコールセンターに限らず
コミュニケーションではよくあることですよね。

 

コミュニケーションでは
つもり」がよくあります。

 

「ちゃんと言ったつもり」でも
相手に伝わっていなければ
言っていないことと変りませんし、
「言ったつもりがない」場合でも
相手が「言われた」と受け止めれば
それは言ったことになり得ます。

 

■クレームの数だけ強く優しくなれる

 クレーム対応は時間も労力も消費しますが
受け手の解釈がすべてなので
人との接し方を見直すきっかけになります。

 

「この人はこの言葉をそんな風に受け止めるんだ」
なんて発見はとても新鮮で、
相手が怒ってるかどうかは関係なく
いつも考えさせられました。

 

(人によるでしょうが)
子供の頃は大人の世界って
なんとなく広いように思っていましたが
多いのは仕事上の付き合いばかりで
人間関係はむしろ狭いというか
決まった人との付き合いだけな気がします。

 

 クレームは起きてほしくないものですが
起きてしまったときは背を向けずに
思いきって向かい合うことで
普段を見つめ直せるいい機会だと思うのです。

 

 少なくとも私は
クレーム対応の経験のおかげで強くなれたし
その強さのおかげで人に優しくなれた気がします。

ま、相変わらず気は短いですけどね(笑)

 

実際、現役の頃でも

先輩のベテランSVに

「おまえは強い」と太鼓判を押されましたが、

強さってなんでしょうね。

自分でもよくわかりません。。。

 

 

 

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強さってなんでしょう?

 

 

【次回】 クレーマーの対処法 感情的な人編

 

around4070.hatenablog.com